Cyfrowy HR #14 - Czy zmiany przy umowach autorskich zmienią HR?

Projekt zmiany przepisów

Tuż przed majówką na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych oraz wsparcia przedsiębiorczości.

Artykuł 1 tej ustawy wprowadza bardzo interesującą zmianę:

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 53 wyraz "pisemnej" zastępuje się wyrazem "dokumentowej";

2) w art. 67 ust. 5 wyraz "pisemnej" zastępuje się wyrazem "dokumentowej".

Projektowana nowelizacja ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zakłada zmianę art. 53 oraz art. 67 ust. 5, przez zastąpienie obowiązku zawierania umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz umów licencyjnych wyłącznych w formie pisemnej (pod rygorem nieważności) z wymogiem zachowania formy dokumentowej (pod rygorem nieważności).

Uzasadnienie nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych

Warto oddać głos projektodawcy skąd taka propozycja:

"Zmiana ta stanowi odpowiedź na dynamicznie zmieniające się realia obrotu gospodarczego, w szczególności rozwój gospodarki cyfrowej, w ramach której coraz powszechniej stosuje się elektroniczne środki komunikacji i narzędzia do zawierania umów. Obecnie, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, brak zachowania formy pisemnej skutkuje nieważnością umowy o przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji wyłącznej. Oznacza to w praktyce, że wiele umów zawieranych drogą elektroniczną – np. poprzez platformy do podpisywania dokumentów czy z wykorzystaniem podpisu zaufanego – nie wywołuje skutków prawnych, mimo że została zaakceptowana przez obie strony.

Chociaż forma elektroniczna, zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego, jest zrównana z formą pisemną, wymaga ona zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który wciąż nie jest powszechnie dostępny i stosowany – zwłaszcza w sektorze MŚP oraz wśród osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W praktyce wiele umów zawieranych online ma jedynie formę dokumentową (w rozumieniu art. 77² Kodeksu cywilnego), co przy obecnym brzmieniu przepisów oznacza ich nieważność. Skutkuje to znacznymi ryzykami prawnymi dla obu stron umowy, a w szczególności dla podmiotów o ograniczonych zasobach – takich jak mikro i mali przedsiębiorcy, freelancerzy, twórcy, startupy – którzy często nie są świadomi wymogów formalnych oraz potencjalnych konsekwencji ich niespełnienia."

Projektodawca proponuje więc, aby umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe oraz umowa licencji wyłącznej była zawarta w formie dokumentowej.

Zgodnie z art. 77(2) Kodeksu cywilnego:

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Taki zabieg faktycznie zmniejszy wymagania co do tego jak powinna być zawarta umowa, w której zleceniodawca nabywa autorskie prawa majątkowe.

Jak zmiana wpłynie na umowy o pracę oraz na umowy zlecenie i umowy B2B?

Pewnie większość z Was wie, że jeżeli w umowie o pracę są dodawane tzw. klauzule autorskie (gdzie pracownik przenosił na pracodawcę autorskie prawa majątkowe i w ten sposób są modyfikowane zasady ogólne wynikające z prawa autorskiego) to taka umowa o pracę bezwzględnie musiała być zawarta w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych) z uwagi na fakt, że niezachowanie przewidzianej formy powodowało nieważność takiej umowy. Klauzule autorskie są przede wszystkim wykorzystywane w sytuacji, gdy pracownicy i pracodawcy chcą skorzystać z preferencji rozliczania kosztów autorskich.

O ile niezachowanie formy pisemnej dla umowy o pracę nie powoduje jej nieważności*, tak nieważność zobowiązania pracownika do przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów pracowniczych mogła rodzić dla pracodawcy istotne ryzyka prawne.

*FYI: Umowa o pracę wcale nie musi być zawarta na piśmie, aby była ważna. Może być zawarta w każdej dowolnej formie, nawet formie ustnej. Stąd zawieranie umów o pracę w formie dokumentowej już teraz jest możliwe.

Zupełnie inaczej sytuacja wyglądała przy umowach cywilnoprawnych zawieranych ze zleceniobiorcami i w ramach B2B. Jeżeli umowa zawiera klauzulę o przeniesieniu autorskich praw majątkowych na zleceniodawcę (a jest to typowa klauzula w takich umowach, szczególnie w branżach kreatywnych i IT) to taka umowa również bezwzględnie musiała być zawarta w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych).

Dla firm, które zatrudniały pracowników/zleceniobiorców zdalnych i miały we wzorze umowy taką klauzulę autorską wymóg formy pisemnej był sporym utrudnieniem: albo trzeba było wysyłać umowę kurierem albo prosić kandydata do podpisania umowy podpisem kwalifikowanym. To wymagało najczęściej zakupu przez pracodawcę/zleceniodawcę jednorazowego certyfikatu podpisu kwalifikowanego dla kandydata, chyba że taki kandydat miał swój własny podpis kwalifikowany (co jest jednak rzadkością).

Który podpis elektroniczny będzie można wybrać do zawarcia umowy z klauzulą autorską?

Po zmianie przepisów zawierając umowę o pracę z klauzulą autorską pracownik lub zleceniobiorca nie będzie musiał już posługiwać się podpisem kwalifikowanym (pracodawca zawsze powinien się nim posługiwać, zleceniodawca raczej też).

Po zmianie przepisów pracownik/zleceniobiorca będzie mógł wykorzystać każdy inny rodzaj podpisu elektronicznego, tj.:

1. podpis zaufany;

2. podpis osobisty (dostępny już od jakiegoś czasu w mObywatelu);

3. zwykły podpis elektroniczny dostępny na platformach do zawierania umów elektronicznych;

4. zaawansowany podpis elektroniczny dostępny na platformach do zawierania umów elektronicznych.

Niewątpliwie zmiana powinna przynieść pozytywny wpływ na działy HR - pracodawcy będą mogli wykorzystać posiadane platformy do zawierania umów on-line, które udostępniają możliwość składania podpisów elektronicznych. Widzę tu szansę dla polskich dostawców takich jak Autenti, doPodpisu.pl od EuroCert czy CertumSign od Asseco Data Systems, które posiadają popularne platformy do podpisów elektronicznych i oferują możliwość skorzystania z podpisów elektronicznych [post nie jest sponsorowany, ale chętnie przygarnę udostępnienie tego wpisu :)]

Czy proponowana zmiana podoba mi się?

Z punktu widzenia doradcy działów HR, która wspiera je przy cyfryzacji ta zmiana jest jak najbardziej korzystna. Dzięki tej zmianie niewątpliwie zmniejszą się koszty zatrudnienia nowych pracowników w branży IT i kreatywnej, a to zmiana zawsze na plus.

Co to oznacza dla pracodawcy/zleceniodawcy w praktyce?

• niższe koszty - odpada konieczność wykupienia dla kandydata certyfikatu podpisu kwalifikowanego, a wystarczy wykorzystać podpisy elektroniczne oferowane przez dostawcę platform do zawierania umów online;

• (trochę) szybsze zawarcie umowy - kandydat nie będzie musiał potwierdzać swojej tożsamości w celu możliwości skorzystania z podpisu kwalifikowanego, a nie każdy dostawca podpisu kwalifikowanego pozwala zweryfikować tożsamość za pośrednictwem banku (jeżeli chcesz sprawdzić który pozwala, zapraszam do tego wpisu); czasem dokumenty podpisuje się w godzinach wieczornych, nocnych czy w weekend - dzięki temu faktycznie będzie można szybciej zawrzeć umowę.

Nowelizacja powinna być także kolejnym argumentem za szybszą i tańszą cyfryzacją HRu w przedsiębiorstwach. A to, przy rosnących kosztach prowadzenia działalności, zmiana pożądana.

---