Cyfrowy HR #11 - Podpis osobisty – wielki potencjał dla cyfryzacji HR

Miesiąc temu Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło, że w aplikacji mObywatel pojawiła się możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych przy wykorzystaniu podpisu osobistego.

Z tego powodu pojawiło się wiele entuzjazmu; nie ukrywam - sama się z tego ucieszyłam.

W tym momencie zrozumiałam, że krok jaki wykonało Ministerstwo Cyfryzacji faktycznie może przyczynić się do przyspieszenia cyfryzacji działów HR, na co bardzo liczę!

Dlaczego dodanie możliwości korzystania z podpisów osobistych przez mObywatela to krok w dobrym kierunku? Z informacji podawanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że aż 11 mln obywateli posiada już dowód osobisty z warstwą cyfrową, a 9 mln obywateli korzysta z mObywatela.

To ogromna liczba osób, które w codziennym życiu zawodowym może już korzystać z bezpłatnego podpisu elektronicznego!

Czym jest podpis osobisty?

Podpis osobisty to nazwa jednego z dostępnych w Polsce podpisów elektronicznych. Rozporządzenie eIDAS wyróżnia trzy rodzaje e-podpisów: zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Wynika to wprost z ustawy o dowodach osobistych, która reguluje funkcjonowanie podpisu osobistego w Polsce.

Aby uzyskać podpis osobisty trzeba posiadać dowód osobisty z warstwą elektroniczną, w której jest zapisany certyfikat podpisu osobistego. Co ważne, prawdziwość danych posiadacza podpisu osobistego potwierdza certyfikat podpisu osobistego zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

Podpis osobisty wywołuje różne skutki w zależności od tego do kogo jest skierowane pismo z takim podpisem:

• dla podmiotu publicznego podpis osobisty wywołuje taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny,
• dla podmiotu innego niż podmiot publiczny (czyli w obrocie prywatnym lub komercyjnym) podpis osobisty może wywoływać taki sam skutek jak podpis własnoręczne, ale tylko jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.

 

Jak podpis osobisty sprawdzi się w HR?

W kilku sytuacjach ustawodawca wymaga, aby dokumenty kadrowe były sporządzone w formie pisemnej lub na piśmie. Jeżeli taki wniosek lub oświadczenie składa pracodawca, zawsze rekomenduję, aby taki dokument podpisać podpisem kwalifikowanym (raz: dla bezpieczeństwa prawnego, dwa: pracodawca lub osoby działające powinny mieć podpisy kwalifikowane także do innych celów).

Podpis osobisty jest świetnym podpisem elektronicznym dla pracowników.

Wynika to z możliwości zrównania skutków prawnych podpisu osobistego z podpisem własnoręcznym (o czym wspomniałam wyżej).

Dr Agata Nodżak w komentarzu do art. 12d ustawy o dowodach osobistych (M. Kępa, G. Krawiec, A. Nodżak, J. Podgórska-Rykała (red.), Ustawa o dowodach osobistych. Komentarz, Warszawa 2021) wskazała, że w stosunkach z podmiotami prywatnymi podpis osobisty będzie równoważny własnoręcznemu podpisowi jedynie w sytuacji, gdy wszystkie strony dokonywanych czynności wyrażą na to zgodę (art. 12d ust. 2 ustawy o dowodach osobistych). Strony prywatnego stosunku prawnego mogą się zatem zgodzić, iż w ich relacjach złożenie podpisu osobistego będzie miało taki sam skutek jak w przypadku złożenia podpisu własnoręcznego. Taka interpretacja koresponduje z treścią art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, który traktuje podpis własnoręczny jako jeden z konstytutywnych elementów zachowania formy pisemnej oświadczenia woli.

Oznacza to, że wykorzystanie podpisu osobistego spowoduje, że pismo (wniosek, zgoda, oświadczenie) pracownika, które ma być złożone w formie pisemnej, będzie złożone właśnie w takiej formie.

Aby do tego doszło, konieczna jest zgoda obu stron (pracodawcy i pracownika) na wykorzystanie podpisu osobistego jak podpisu własnoręcznego. Wystarczy więc, aby w umowie o pracę zawrzeć stosowną klauzulę (naszym klientom, którzy korzystają z emplohouse przygotowujemy zmiany do umów o pracę, które pozwalają wykorzystywać podpis osobisty w stosunkach pracowniczych).

Jeżeli z jakiegoś powodu mieliście obawę, że formę pisemną mogą zastąpić tylko podpisy kwalifikowane to - jak widać - podpis osobisty może skutecznie zastąpić podpis kwalifikowany w sprawach HRowych.

Jak korzystać z podpisu osobistego?

Do korzystania z podpisu osobistego konieczne jest posiadanie z dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.

Jak podpisać dokument przy wykorzystaniu aplikacji mObywatel pokazuje samo Ministerstwo Cyfryzacji w tym filmie instruktażowym.

Polecam obejrzeć!

Dla tych, którzy nie chcą oglądać krótkie wyjaśnienie:

• mObywatel jest aplikacją mobilną (dostępną na smartfony), więc aby sprawnie podpisać dokument elektroniczny powinien on być zapisany w formacie PDF i znajdować się na dysku telefonu
• po otwarciu usługi Podpisz dokument należy kilkać „dalej” aż do miejsca, w którym dodaje się plik- następnie dodajemy plik z dokumentem elektronicznym, który chcemy podpisać i klikamy „dalej”
• wpisujemy numer CAN, który znajduje się w prawym dolnym rogu z przodu dowodu osobistego- wpisujemy nr PIN do dowodu osobistego
• a następnie przykładamy dowód osobisty do naszego telefonu i trzymamy do czasu potwierdzenia.

Pamiętajcie, aby podpisany dokument zapisać z powrotem na dysk telefonu!

Gdybyście nie chcieli korzystać z aplikacji mObywatel, zawsze możecie wykorzystać aplikację eDOApp od PWPW – jest to natywna aplikacja od PWPW, która została stworzona już kilka lat temu do podpisywania dokumentów elektronicznych przy wykorzystaniu podpisu osobistego.

Ważne! Pracownik podpisując dokument podpisem osobistym na swoim własnym telefonie nie udostępnia pracodawcy żadnych swoich danych logowania do mObywatela, profilu zaufanego czy konta bankowego.

Jak emplohouse. wykorzystuje podpis osobisty?

Muszę się pochwalić, że znaleźliśmy sposób na wykorzystywanie podpisów osobistych w emplohouse.

Z emplohouse można swobodnie korzystać nie tylko z przeglądarki komputera, ale także na smartfonach (także swoich prywatnych) - w tym wypadku jest kluczowa sprawa.

W naszej aplikacji mamy funkcjonalność pozwalającą pracownikowi stworzyć dokument elektroniczny do pracodawcy. Po przygotowaniu treści dokumentu wystarczy pobrać go na dysk telefonu, a następnie – po otwarciu aplikacji mObywatel – dodać go do podpisu w tej aplikacji. Jak podpisać dokument w mObywatel opisałam wyżej.

Podpisany i zapisany na dysku telefonu dokument może zostać następnie dodany jako załącznik do pisma przewodniego w module Wnioski, które pracownik przesyła pracodawcy.

W ten sposób pracownik może wysłać pracodawcy dokument elektroniczny podpisany podpisem osobistym, a jego wniosek lub oświadczenie będzie spełniało formę prawną wymaganą przez Kodeks pracy.

Piękne, prawda? :)

Korzyści z podpisu osobistego

Warto na koniec podsumować korzyści z korzystania podpisu osobistego:

• podpis osobisty jest BEZPŁATNYM podpisem elektronicznym;
• podpis osobisty jest zaawansowanym podpisem osobistym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, więc posługiwanie się nim pozwala na bezpiecznie uznać, że osoba, która się nim posłużyła faktycznie złożyła taki podpis (niezaprzeczalność i autentyczność);
• dokument jest opatrywany certyfikatem, który zapewnia integralność podpisanego dokumentu elektronicznego – oznacza to, że każda zmiana w dokumencie będzie widoczna;
• zrównanie z podpisem własnoręcznym i możliwość zachowania formy pisemnej w sprawach kadrowych.

Fakt, że podpis osoby jest bezpłatny pewnie dla większości z Was będzie sprawą decydującą o wykorzystaniu go w organizacji 😊

Jeżeli chcecie porozmawiać o tym jak wdrożyć podpis osobisty w Waszej organizacji do spraw kadrowych zapraszam do kontaktu :)

---