Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Pracy i Technologii z 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Wybór postaci prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy.

Jednocześnie pracodawca jest obowiązany wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek m.in. pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Szczegółowe zasady wydawania osobom uprawnionym (w tym pracownikom) kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej – stosownie do tego, czy pracodawca przechowuje tę dokumentację w postaci papierowej, czy elektronicznej – określa przepis § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Z przepisu tego wynika, że zarówno dokumentacja przechowywana w postaci papierowej, jak i dokumentacja przechowywana w postaci elektronicznej może być wydawana w jednej z dwóch alternatywnych i równoważnych postaci, tj. papierowej lub elektronicznej.

Powołany wyżej przepis § 18 rozporządzenia nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. Wydaje się, że w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, pracodawca powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy.

Podstawa prawna

• art. 941(2) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

• § 18 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)

---