Który e-podpis wykorzystać w e-teczce?

Czy wiecie czym różni się e-podpis emplohouse od podpisu elektronicznego na platformie podpisowej?

Dzięki wielkiemu staraniu kilku firm udało się w Polsce rozpowszechnić wiedzę o możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego w obrocie prywatnym (za co należą się tym firmom ogromne chapeau bas!). Firmy te są dostawcami tzw. zwykłego podpisu elektronicznego; jako emplohouse także jesteśmy dostawcą takiego podpisu ✍🏻

W dzisiejszym wpisie chciałabym pokazać Wam czym różni się korzystanie z e-podpisu emplohouse od e-podpisu dostępnego na platformach podpisowych.

 

🟣 e-podpis emplohouse

• wbudowany w platformę emplohouse

e-podpis emplohouse został wbudowany w platformę emplohouse i jest jego integralną częścią. Dzięki temu nie ma potrzeby integrować z naszym systemem e-teczki dodatkowego narzędzia (usługi) do składania podpisów elektronicznych.

• brak dodatkowych kosztów

Aby zapewnić naszym klientom komfort korzystania z platformy emplohouse zostaliśmy dostawcą usługi podpisu elektronicznego. Dzięki temu użytkownicy mogą składać nieograniczoną liczbępodpisów elektronicznych pod dokumentami pracowniczymi, a skorzystanie z e-podpisu emplohouse nie generuje dla naszych klientów dodatkowych kosztów.

• automatyczne wysłanie podpisanego dokumentu do pracodawcy / pracownika

Każdy dokument stworzony na platformie emplohouse po jego podpisaniu zostaje automatycznie wysłany do zdefiniowanego odbiorcy. Plik z dokumentem nigdy nie opuszcza systemu, dzięki czemu udało nam się ograniczyć ryzyko związane z udostępnieniem dokumentu osobie nieuprawnionej.

• usługa zaufania w rozumieniu rozporządzenia eIDAS

e-podpis emplohouse został wpisany do rejestru niekwalifikowanych usług zaufania, dzięki czemu wiadomo, że świadczymy usługę zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Wpisanie się jako dostawca usługi zaufania nakłada na nas dodatkowe obowiązki, w szczególności obowiązek poddania się kontroli przez regulatora. Dzięki temu dbamy o to, aby zapewnić odpowiedni poziom wdrożonych środków bezpieczeństwa.

Tutaj znajdziecie informację, że jesteśmy wpisani jako dostawca usługi podpisu elektronicznego:

https://www.nccert.pl/kartaNK35EMPLOHOUSEUsługaNQCA.htm

• potwierdzenie tożsamości podpisującego następuje przy udostępnieniu portalu pracowniczego

Każdego naszego klienta zobowiązujemy, aby udostępniając użytkownikowi (pracownikowi, kontraktorowi, specjaliście z biura rachunkowego) dostęp do platformy zapewniał, że potwierdził tożsamość tej osoby. Dzięki temu pracodawca wie, że każdy podpis faktycznie został złożony przez osobę, której dane są umieszczone na dokumencie.

 

🟤 e-podpis z platformy podpisowej

• konieczna integracja z systemem e-teczki

e-podpis jest dostarczany przez innego dostawcę niż dostawca systemu e-teczki. Z tego powodu istnieje konieczność zintegrowania obu narzędzi (nie każdy dostawca systemu e-teczki może zintegrować się z każdym dostawcą platformy podpisowej), co zwykle rodzi dodatkowe koszty.

• dodatkowo płatny za każde użycie

Za skorzystanie z e-podpisów na platformie podpisowej klient końcowy musi dodatkowo płacić. Dostawca systemu e-teczki jest tylko pośrednikiem w dostarczeniu funkcjonalności platformy podpisowej. Każdy z tych podmiotów świadczy odrębną usługę, za którą pobiera wynagrodzenie.

• konieczność wysłania pliku poza system e-teczki

Powiązanie systemu e-teczki i platformy podpisowej powoduje, że plik musi zostać przesłany między dwoma niezależnymi systemami informatycznymi. Możliwość podpisania dokumentu elektronicznego (pliku) jest uzależniona od poprawnego wskazania adresata. W niektórych przypadkach może się okazać, że dokument zostanie podpisany przez niewłaściwą osobę z uwagi na błąd w adresie e-mail osoby, która ma podpisać dokument.

• usługa zaufania w rozumieniu rozporządzenia eIDAS

Niektóre platformy podpisowe dostarczające e-podpis zostały wpisane do rejestru niekwalifikowanych usług zaufania, dzięki czemu wiadomo, że świadczą usługę zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Warto zweryfikować czy korzysta się z e-podpisu dostawcy, który został wpisany do takiego rejestru. Wpisanie się jako dostawca usługi zaufania nakłada na te podmioty dodatkowe obowiązki, w szczególności obowiązek poddania się kontroli przez regulatora. Dzięki temu te platformy zapewniają odpowiedni poziom wdrożonych środków bezpieczeństwa.

Listę dostawców podpisów elektronicznych sprawdzicie pod tym adresem: https://www.nccert.pl/uslugiNK.htm

• możliwa konieczność potwierdzenia tożsamości przy każdym użyciu e-podpisu

W zależności od tego jaki rodzaj e-podpisu chcecie wykorzystać może się okazać, że będzie potrzebne zweryfikowanie tożsamości podpisującego, co może rodzić po stronie klienta końcowego dodatkowe koszty.

 

Pamiętajcie!

Każdy zwykły podpis elektroniczny ma tę samą moc prawną. Nie ma znaczenia, czy korzystacie z usługi oferowanej przez dostawcę X, dostawcę Y czy też emplohouse - o ile dostawca świadczy usługę zaufania i został wpisany na listę dostawców usług zaufania, taki podpis elektroniczny spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS.

 

Wartość, jaką wnosi nasz e-podpis emplohouse leży w tym, że jest on integralną częścią całej platformy do zarządzania dokumentacją kadrową. Dzięki temu możemy połączyć e-teczkę z obiegiem dokumentów i składaniem podpisów elektronicznych bez dodatkowych kosztów dla naszych klientów.

---