Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego w HR?

Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego w HR?

Z mojego kursu o elektronizacji działu HR wiecie jakie podpisy elektroniczne funkcjonują w obrocie gospodarczym i jakie z nich można wykorzystać w HR.

W ramach tego wpisu chciałabym Wam pokazać dodatkową wartość, jaką dają podpisy elektroniczne.

Ta wartość nie jest widoczna na tzw. pierwszy rzut oka, ale uwidacznia się, gdy porównamy składanie podpisów elektronicznych w rozumieniu przepisów prawa ze zwykłym klikaniem w przycisk "zatwierdź" w systemach HR, które takim podpisem nie są.

🟣 Rzeczywistość w której korzystacie z podpisów elektronicznych do podpisywania elektronicznych dokumentów kadrowych wygląda tak, że system HR zwykle pozwala wytworzyć dokument zawierający oświadczenie pracownika lub pracodawcy, a następnie podpisać ten dokument wybranym podpisem elektronicznym.

Efektem tego jest plik zawierający w sobie treść oświadczenia, który zawiera w sobie podpis elektroniczny. Taki dokument można pobrać na dysk lokalny lub przesłać do innej osoby. Taki dokument elektroniczny można też łatwo zapisać w systemie e-teczki oraz przypisać do niego metadane.

Analiza pliku pokaże, że podpis elektroniczny został złożony, a sam dokument jest chroniony przed nieuprawnioną zmianą.

W zależności od tego jaki będzie to podpis elektroniczny dowód złożenia takiego podpisu będzie różny:

1. w przypadku podpisów kwalifikowanych plik będzie opatrzony certyfikatem kwalifikowanym wydanym przez kwalifikowanego dostawcę podpisu elektronicznego;
2. w przypadku podpisów niekwalifikowanych (podpisu zwykłego lub zaawansowanego) podpisany dokument będzie zawierał dodatkową informację od dostawcy podpisu elektronicznego, że dana osoba, której dane widnieją w dokumencie, złożyła podpis elektroniczny (np. u nas i u innych dostawców podpisów elektronicznych jest to karta podpisu).

Wynika to z tego, że tworzenie podpisu elektroniczny jest usługą zaufania świadczoną przez dostawców usług zaufania (jako emplohouse jesteśmy takim dostawcą usługi zaufania).

W praktyce, aby złożyć podpis elektroniczny, dana osoba, która chce posłużyć się podpisem elektronicznym, zawiera z nami umowę poprzez akceptację Polityki świadczenia usług zaufania. W ramach wykonania tej umowy emplohouse udostępnia tzw. urządzenie do składania podpisu elektronicznego (specjalne oprogramowanie, które pozwala złożyć taki podpis), tworzy dowody złożenia podpisu elektronicznego i udostępnia je wraz z dokumentem, który jest podpisany.

Jako dostawca usługi zaufania jesteśmy podmiotem trzecim, który jest niezależny od pracownika i pracodawcy. Dlatego też takich dostawców nazywa się "zaufaną stroną trzecią".

Dlaczego jest to ważne? 

W przypadku wątpliwości czy dany podpis został złożony to my, jako zaufana strona trzecia, możemy potwierdzić takie zdarzenie. W przypadku sporu sądowego jesteśmy w stanie przedstawić sądowi pracy stanowisko, z którego będzie wynikało jak wyglądało wykonanie przez nas usługi: czy dany dokument został u nas wytworzony, o jakiej godzinie i z czyjego konta.

Dzięki temu też organy kontrolne (jak np. Państwowa Inspekcja Pracy czy ZUS) mają obowiązek uwzględniać dokumenty podpisane przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego dostarczanego przez dostawcę usługi zaufania (ten obowiązek wynika z rozporządzenia eIDAS).

Podpis elektroniczny jest bezpieczny pod kątem prawnym. Kodeks pracy pozwala składać wnioski i oświadczenia w <postaci elektronicznej>, co oznacza (i to potwierdza Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej), że taki wniosek musi spełniać formę dokumentową w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Art. 77(2) Kodeksu cywilnego

[Oświadczenie woli w postaci dokumentu]

"Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie."

Sąd dwa kluczowe elementy tej definicji: 1) złożenie oświadczenia w postaci dokumentu, 2) możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie.

Podpis elektroniczny, z uwagi na swoją funkcję, pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie.

 

Na drugim biegunie mamy systemy informatyczne, które co prawda pozwalają przesyłać elektronicznie różnego rodzaju informacje czy oświadczenia, ale nie są one opatrzone podpisem elektronicznym.

Najczęściej jest tak, że pracodawca wdraża system HR, który pozwala kliknąć w przycisk "zatwierdź" (lub o innej dowolnej nazwie) i wysłać wniosek lub jakieś oświadczenie w sprawie pracownika.

Dlaczego takie rozwiązanie nie jest bezpieczne dla żadnej ze stron?

Takie "kliknięcie" nie jest złożeniem podpisu elektronicznego w rozumieniu przepisów rozporządzenia eIDAS. Co prawda to "kliknięcie" może spełniać definicję podpisu, ale w sensie prawnym nie jest to podpis elektroniczny (ten może zostać złożony tylko w ramach usługi świadczonej przez dostawcę usługi zaufania, a pracodawca nie jest dostawcą takiej usługi).

Z takiego działania nie pozostaje żaden dowód, który można zbadać. Najczęściej zmienia się jedynie zapis w bazie danych systemu HR. Nie pojawia się plik zabezpieczony certyfikatem, który potwierdza integralność oraz autentyczność dokumentu elektronicznego. W przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą nie da się wykazać jak w rzeczywistości było.

To także problem w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy - PIP może nie uznawać zapisów w bazie danych systemu IT, który w całości kontroluje pracodawca i w którym może dowolnie zmieniać dane (nie ma znaczenia, że pracodawca tego faktycznie nie robi). Wartość dowodowa wydruków z systemu HR będzie zdecydowanie niższa, szczególnie gdy pracownik będzie kwestionował rzetelność danych zawartych w tych wydrukach (swoją drogą to bardzo częsta strategia pracowników, którzy kwestionują informacje zawarte w ewidencji czasu pracy, gdy dochodzą roszczeń z tytułu godzin nadliczbowych!).

Z perspektywy pracodawców warto wybierać więc rozwiązania, które są zgodne z przepisami, a także dają wyższy poziom pewności oraz bezpieczeństwa prawnego.

---