Cyfrowy HR #9 - SprawdzaMY i pomysł elektronicznych umów o pracę

Godny pochwały pomysł dokończenia elektronizacji dokumentacji pracowniczej został podchwycony przez zespół SprawdzaMY i przedstawiony jako konieczność wprowadzenia „elektronicznej umowy o pracę”.

Ze szczegółową propozycją można zapoznać się tu: https://static.sprawdzamy.com/files/files/1108/Szczego%CC%81%C5%82y+projektu_Elektroniczne+umowy+o+prace%CC%A8.pdf

Pomysł został okraszony długim wywodem jak jest i jak powinno być. Problem jest taki, że część „jak jest” zawiera – niestety – kilka błędów merytorycznych i prawnikowi od prawa pracy, który zawodowo zajmuje się elektronizacją w HR bardzo trudno przejść obok tego dokumentu obojętnie.

O tym, że przedsiębiorcy tkwią w błędnym przekonaniu co do tego z jakich podpisów korzystać i jak cyfryzować HR pisałam nie dalej jak w poniedziałek.

Może więc warto obalić te kilka mitów.

Mit nr 1:

W projekcie SprawdzaMY wskazano, że obecnie nie ma możliwości zawarcia umowy o pracę przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego lub w formie dokumentowej, a wykorzystanie innych form niż pisemna jest niedopuszczalne.

Jak jest w rzeczywistości?

Zgodnie z Kodeksem pracy umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie, ale już sam Kodeks pracy wskazuje, że jeżeli umowa o pracę nie zostanie zawarta na piśmie, to pracodawca ma obowiązek potwierdzić na piśmie warunki takiej umowy.

Umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej, która, zgodnie z Kodeksem cywilnym, jest równoważna formie pisemnej. Umowa o pracę może również zostać zawarta w formie dokumentowej czy chociażby ustnej (co od kilkudziesięciu lat potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego). Umowa o pracę zawarta w innej formie niż pisemna lub elektroniczna będzie ważna(!). Obowiązek potwierdzenia warunków umowy na piśmie można na gruncie obecnych przepisów zrealizować poprzez przekazanie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (potwierdzenie warunków umowy nie jest oświadczeniem woli pracodawcy, a oświadczeniem wiedzy i nie stosujemy do niego przepisów o formie czynności prawnej).

Głównym powodem dla którego bardzo rzadko wykorzystuje się formę elektroniczną do zawarcia umowy o pracę jest najpewniej to, że strony nie posiadają kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Obecnie takie podpisy nie są już bardzo drogie (o dostępnych rozwiązaniach i koszcie podpisów kwalifikowanych możecie poczytać tutaj), a odkąd KIR S.A. pozwala kupić jednorazowy podpis kwalifikowany i potwierdzić tożsamość za pośrednictwem systemu eID dosłownie za kilkanaście złotych ta bariera również została pokonana.

Może warto rozpowszechnić korzystanie z podpisów kwalifikowanych, chociażby tych jednorazowych? Pod koniec 2026 r. powinien w Polsce wejść elektroniczny portfel tożsamości cyfrowej, który będzie miał wbudowaną możliwość podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym dla celów prywatnych. Będzie to idealne narzędzie do tego, aby składać podpis elektroniczny pod elektroniczną umową o pracę. Zobaczymy jak popularne będzie to rozwiązanie.

Czy istnieje więc potrzeba zmiany legislacyjnej w tym zakresie?

W projekcie SprawdzaMY padła propozycja, aby obok formy pisemnej w art. 29 § 2 k.p. znalazło się rozwiązanie, że umowa o pracę może być zawarta także w formie dokumentowej lub formie elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego (sic!).

Propozycja ewidentnie nie uwzględnia regulacji zawartej w Kodeksie cywilnym. Forma elektroniczna jest zachowana, jeżeli oświadczenie woli zostanie złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma dokumentowa zostanie zachowana, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dla zachowania formy dokumentowej może wystarczyć posłużenie się podpisem zaufanym (choć niektórzy nie lubią go wykorzystywać w obrocie gospodarczym, gdyż nie po to został stworzony - i mają rację), zwykłym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym (zgodnym z rozporządzeniem eIDAS) lub podpisem osobistym. Przesłanie oświadczenia woli w wiadomości e-mail również może spełnić formę dokumentową.

Warto rozważyć propozycję, żeby umowa o pracę mogła być zawarta w formie dokumentowej. Nowelizując art. 29 § 1 k.p. wystarczyłoby wskazać, że umowa o pracę powinna zostać zawarta właśnie w tej formie. Forma pisemna i forma elektroniczna są „mocniejszymi” formami w stosunku do formy dokumentowej, więc nie trzeba już wymieniać ich obok formy dokumentowej. Można by wtedy uzupełnić zdanie drugie art. 29 § 2 k.p. wskazując, że w przypadku zawarcia umowy o pracę w formie dokumentowej pracodawca ma obowiązek potwierdzić warunki umowy na piśmie lub w dokumencie elektronicznym podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Mit nr 2:

Nie jest prawdą, że Kodeks pracy nakłada obowiązek wyłącznie pisemnego poinformowana o warunkach zatrudnienia i nie pozwala przekazać ich w formie elektronicznej

Jak jest w rzeczywistości?

Kodeks pracy wprost dopuszcza możliwość przekazania tych informacji w ***postaci elektronicznej***, wymaga jedynie posiadania potwierdzenia dostarczenia takiej informacji i możliwości pobrania jej przez pracownika (co przy e-teczkach jest banalnie proste) – por. art. 29 § 3(4) k.p.

Możliwość udostępnienia informacji o warunkach zatrudnienia w postaci elektronicznej (a nie formie elektronicznej) oznacza, że taka informacja może być udostępniona pracownikowi np. na służbowy e-mail.

Czy istnieje więc potrzeba, aby dokonywania w tym obszarze zmiany? Od 26 kwietnia 2023 r. już nie!

Mit nr 3:

Nie jest prawdą, że umowa o zakazie konkurencji może zostać zawarta tylko w formie pisemnej, nie można zaś zawrzeć takiej umowy w formie elektronicznej.

Jak jest w rzeczywistości?

Umowa o zakazie konkurencji może być zawarta w formie elektronicznej, gdzie obie strony wykorzystają kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Przypominajka: oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne takiemu oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej (art. 78(1) § 2 k.c.).

Wykorzystanie wiadomości e-mailowej, podpisu osobistego czy podpisu zaufanego to nie złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, a w formie dokumentowej w postaci elektronicznej (a to jest istotna różnica).

Różnica pomiędzy umową o zakazie konkurencji a umową o pracę jest taka, że umowa o zakazie konkurencji musi być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej, aby była ważna.

Czy istnieje więc potrzeba zmiany legislacyjnej w tym zakresie?

W projekcie SprawdzaMY padła propozycja, aby obok formy pisemnej w art. 101(1) § 1 k.p. i art. 101(2) § 1 k.p. znalazło się rozwiązanie, że umowa o pracę może być zawarta także w formie dokumentowej lub elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego (sic!) i zachowanie tych form było zastrzeżone pod rygorem nieważności.

Uwagi poczynione przy propozycji zmian w zakresie umowy o pracę znajdą tu zastosowanie.

Czy istnieje obecnie potrzeba, aby dopuścić formę dokumentową dla umowy o zakazie konkurencji (bo do tego sprowadza się propozycja)? Nie wiem, ale niekoniecznie musi to być dobry pomysł.

Gdzie więc powinna skupić się uwaga zespołu SprawdzaMY?

Usprawnieniem dla pracodawców i działów HR byłoby przyjęcie, że różnego rodzaju jednostronne oświadczenia pracownika lub pracodawcy w sprawach związanych z zatrudnieniem mogą być składane także w postaci elektronicznej (a więc w formie dokumentowej), a nie tylko na piśmie.

Częściowo już takie rozwiązania funkcjonują w Kodeksie pracy i jest to wynik zmian legislacyjnych, które weszły w życie w kwietniu 2023 r. W Kodeksie pracy w kilkunastu miejscach wciąż jednak istnieje obowiązek złożenia różnych oświadczeń przez pracowników na piśmie lub w formie pisemnej (dla przykładu: zgoda na dobrowolne potrącenie należności z wynagrodzenia za pracę, wniosek o czas wolny od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych). Obecnie, złożenie takich oświadczeń w postaci elektronicznej (poprzez wniosek w systemie HR pracodawcy) jest często praktykowane. Choć przepisy Kodeksu pracy wymagają wniosku pisemnego, trudno uznać, żeby wniosek taki złożony w postaci elektronicznej był nieważny bądź nieskuteczny tylko z tego względu, że nie został złożony w przewidzianej formie, w szczególności gdy ustawa nie zastrzega rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej.

Dla wszystkich byłoby niewątpliwie wygodniej, gdyby ustawodawca doprowadził do spójności w Kodeksie pracy i zdecydował się ostatecznie, że wszystkie oświadczenia, wnioski i zgody pracownika mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Być może to spowoduje, że przedsiębiorcy chętniej będą cyfryzowali dokumentację kadrową (póki co jest z tym kiepsko).

Czy każdorazowo pracodawca i pracownik powinni korzystać z kwalifikowanych podpisów elektronicznych w sprawach kadrowych? Moim zdaniem zdecydowanie nie (ale gdy wejdą darmowe podpisy kwalifikowane w portfelach tożsamości cyfrowej to już bezwzględnie tak).

Na ten moment, aby zredukować w firmach koszty prowadzenia kadr, do podpisywania wniosków, oświadczeń czy zgód powinien zostać dopuszczony zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny (zgodny z rozporządzeniem eIDAS). Będzie to możliwe, jeżeli ustawodawca dopuści postać elektroniczną takich dokumentów.

Mamy już od 6 lat(!) przepisy o zasadach prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej – zacznijmy z nich w końcu korzystać.

---