Cyfrowy HR #8 - Czy polskie firmy są gotowe na e-teczki?

Trzy WAŻNE pytania:

• czy polskie firmy są gotowe na e-teczki?
• kto powinien wspierać firmy w transformacji cyfrowej HR?
• kiedy uwolnimy się od papieru w HR i będziemy w 100% #paperless?

Odpowiedź będzie prosta, gdy się za to weźmiemy i ułożymy sobie w głowie proces.

Ale nim to zrobimy, warto uświadomić sobie, że:

1. Skanowanie

Z tym tematem mierzą się wszyscy. Wyjątki są faktycznie wyjątkami: spotkałam do tej pory jedynie 2, może 3 firmy, które faktycznie miały już wszystko zeskanowane, a poszukiwały już tylko narzędzia, które spełni ich oczekiwania. Skanowanie może być kłopotliwe organizacyjnie, ale tylko dla dużych firmy, które zatrudniają po kilkaset pracowników; dla nich zeskanowanie kilkuset akt osobowych i tzw. „teczuń” może być czasochłonne. Mniejsze firmy - uwierzcie mi - są w stanie przejść na e-teczki w 2 tygodnie i to bez dużego obciążenia swoich zespołów. Jeżeli nie chcecie skanować wszystkiego od razu to polecam zacząć od nowych pracowników – wszystkie dokumenty będą od razu elektroniczne :); rotacja pracowników również zrobi swoje, jestem jednak przekonana, że przeniesiecie wszystkich pracowników.

2. Koszty

Nie jest prawdą, że "systemy do zarządzania e-teczkami są za drogie". Drogo będzie wtedy, jeżeli chcecie od zera zbudować system informatyczny, który w 100% pokryje Wasze zapotrzebowania związane z automatyzacją procesów HR-owych. Szyty na miarę i kompatybilny z czym dusza zapragnie system faktycznie wygeneruje spore koszty. Pytanie czy warto tak zainwestować. Dostępne na rynku rozwiązania do e-teczek (w tym mój emplohouse) są naprawdę dostępne dla każdego pracodawcy za BARDZO przyzwoite pieniądze (emplohouse kosztuje tyle co 40 minut pracy pracownika zatrudnionego za minimalną krajową).

3. Podpisy elektroniczne

Błędne jest wyobrażenie, że to duży koszt. Podpisy elektroniczne, a w szczególności kwalifikowane podpisy elektroniczne, nie są już dużym wydatkiem. Cena za jednorazowy podpis kwalifikowany mSzafir od KIR S.A. to tylko 15 zł netto, a takich podpisów w całym cyklu życia pracownika używa się dosłownie kilka razy. Reszta systemów HR jest w stanie dostarczyć zwykłe podpisy elektroniczne, które spełnią swoją rolę (mój emplohouse też).

4. Przeświadczenie, że wszystko ma być na piśmie

Czasem słyszę:

"przecież Kodeks pracy wymaga, żeby wszystko było na piśmie"

to mit i na dodatek szkodliwy. Co do sporej liczby dokumentów dopuszczalna jest postać elektroniczna; reszta, gdzie przepisy jeszcze wymagają pisma lub formy pisemnej dokument może mieć postać elektroniczną (i nie zawsze tylko podpis kwalifikowany będzie wymagany).

5. Akta osobowe obsługuje biuro

"moimi teczkami zajmuje się biuro rachunkowe, to ich sprawa" - a zastanawialiście się ile czasu tracicie na skanowanie dokumentów, które przynoszą Wam pracownicy, żeby je wysłać do biura rachunkowego? Na pewno więcej, niż wynosi miesięczny koszt platformy do e-teczki, która przy okazji automatyzuje Wam procesy kadrowe. Czemu by więc nie ułatwić sobie życia?

6. Biuro podeśle mi potrzebny dokument / udzieli informacji

Można umówić się z biurem, że każdorazowo będzie Wam podsyłał skan potrzebnego dokumentu lub wysyłał potrzebne informacje. Ale jak szybko biuro będzie reagowało na Wasze pytania, szczególnie gdy traficie na gorący okres związany z rozliczeniami czy płacami? Nie ma co oczekiwać, że biuro rzuci wszystko, aby zająć się Waszą prośbą. Często Wasz mail utknie na kilka dni pomiędzy trzydziestoma innymi prośbami od innych klientów. Czy nie lepiej byłoby mieć dostęp do systemu HR z e-teczką, gdzie wszystkie informacje można sobie sprawdzić samodzielnie, a potrzebne dokumenty pobrać bez angażowania biura?

7. Potrzebny e-mail – czy aby na pewno?

Firmy z sektora produkcyjnego odstępują od myśli o elektronizacji, bo wydaje im się, że konieczne jest udostępnienie pracownikom służbowych adresów e-mail. Często można usłyszeć: “mamy pracowników produkcji, którzy nie mają dostępu do firmowych skrzynek mailowych”. Tymczasem w dobie nowoczesnych systemów HR-owych to nie jest problem. Prawie każdy pracownik ma rachunek bankowy, kilkanaście milionów obywateli korzysta z aplikacji mObywatel, prawie wszyscy korzystają z e-commerce’u, więc mają chociażby swoje prywatne adresy e-mail.

W celu korzystania z pulpitu pracowniczego pracodawca może pozyskać zgodę pracownika na przekazanie takiej informacji. Ze smartfonów z dostępem do Internetu korzystamy w zasadzie wszyscy, nie jest więc tak, że mamy w kraju zacofanie cyfrowe lub wykluczenie cyfrowe.

Podsumowanie

Czy więc działy HR są gotowe na e-teczki i transformację cyfrową? Rozmawiając ze specjalistami zajmującymi się kadrami widzę, że są już gotowi, ale… często tkwią w błędnych przekonaniach.

Od 6 lat mamy przepisy o elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Co przez te 6 lat udało się zrobić?

---