Cyfrowy HR #2 - 5 korzyści z wdrożenia elektronicznych akt osobowych

Zatrudniacie nowego pracownika i potrzebujesz przygotować dla niego zestaw dokumentów pracowniczych. Jak wygląda Twój typowy proces?

Wyobraź sobie następującą sytuację:

• otwierasz plik ze wzorem kwestionariusza osobowego, drukujesz go i wysyłasz pracownikowi pocztą (bo przecież musi go wypełnić odręcznie i się pod nim podpisać) lub każesz kandydatowi do pracy przyjść do Twojego biura, żeby wypełnił go na miejscu (kandydat, Wasz przyszły pracownik, w tym czasie marnuje kilka godzin);
• po kilku dniach kwestionariusz do Ciebie wraca, a Ty przepisujesz przekazane Ci informacje do systemu kadrowo-płacowego, przygotowujesz umowę o pracę w Wordzie (później drukujesz ją w dwóch egzemplarzach, zanosisz do szefa, żeby się pod nią podpisał) i przygotowujesz pozostałe dokumenty, które trafią do teczki pracowniczej (te też drukujesz);
• następnie, gdy pracownik znów do Ciebie przyjdzie, Ty wyciągniesz dla niego plik papierów, które z mozołem będzie parafował i podpisywał. Niekiedy jeszcze każą Ci skanować wszystkie te dokumenty (jesteście przecież nowoczesną firmą, która cyfryzuje się).

Czy te czynności zajmują dużo czasu? Oczywiście! Męcząca jest już sama myśl o tym jak to wygląda.

Czy da się ten proces w jakiś sposób skrócić? Jak najbardziej tak!

Jeżeli zastanawiasz się nad tym co można zrobić, żeby skrócić czas potrzebny na zajmowanie się dokumentacją pracowniczą odpowiedź jest tylko jedna - czas wdrożyć elektroniczne akta osobowe!

Elektroniczne akta osobowe vs papierowe akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. (to już prawie 5 lat!) elektroniczne akta osobowe są równoważne ich wersji papierowej.

Dlaczego więc jeszcze z nich nie korzystasz?

Korzyści z przejścia na e-teczki osobowe

Wprowadzenie elektronicznych akt osobowych w organizacji to strategiczna decyzja, którą jednak warto podjąć. Jak się okazuje, w bardzo krótkim czasie przynosi ona organizacji wymierne korzyści:

1. większa wydajność: cyfrowe akta pracowników są zawsze dostępne i łatwiejsze do przeszukiwania, dzięki czemu pracownicy działu HR potrzebują mniej czasu na zlokalizowanie i wyszukanie odpowiednich informacji. Pracownicy mają stały i szybki dostęp do informacji o swoim zatrudnieniu, np. informacji o wykorzystanym i dostępnym urlopie. Pamiętajcie, że zdalny dostęp realizowany w trybie 24/7 jest istotny w dzisiejszych realiach pracy hybrydowej i zdalnej;
2. lepsza organizacja: e-teczki pracowników pozwalają na lepszą organizację informacji o pracownikach kompletując informacje w jednym systemie. Posiadanie dedykowanego systemu do e-teczki pracowniczej w praktyce eliminuje ryzyko przeoczenia lub zgubienia dokumentów kadrowych w organizacji;
3. lepsza współpraca: dokumenty pracownicze z akt mogą być łatwiej i szybciej udostępniane pracownikom, poprawiając w ten sposób komunikację i współpracę działu HR z zespołem;
4. zwiększone bezpieczeństwo: dokumenty pracowników są przechowywane na bezpiecznych serwerach, co zmniejsza ryzyko naruszenia danych osobowych i chroni poufne informacje o pracownikach;
5. oszczędność kosztów: wdrożenie e-teczek pozwala organizacji zmniejszyć koszty ograniczając zapotrzebowanie na papier i atrament, przestrzeń w szafach wymaganą do przechowywania dokumentów w teczkach lub segregatorach, a także znacząco przyspieszając czas potrzebny na zarządzanie dokumentacją papierową.

Jak widać, przejście na e-teczki pomaga organizacjom poprawić wydajność, bezpieczeństwo i współpracę, jednocześnie istotnie obniżając koszty prowadzenia działalności.

Jakie Wy widzicie korzyści z przejścia na elektroniczne akta osobowe?

---