Cyfrowy HR #18 - Darmowe podpisy kwalifikowane w mObywatelu

Tytuł tego newslettera to nie tania sztuczka. To się właśnie dzieje!

HR już nigdy nie będzie taki sam ❤️ a najbardziej cieszy mnie to, że emplohouse jest w pełni gotowy, aby przenieść działy HR na wyższy poziom.

 

Ale po kolei:

W dniu 23 października 2025 r. w mObywatelu został w końcu udostępniony darmowy kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jest to realizacja nowelizacji ustawy o mObywatelu z tego roku.

Darmowy kwalifikowany podpis elektroniczny powinno się (teoretycznie) wykorzystywać w celach prywatnych, a nie komercyjnych. Oznacza to tyle, że można go wykorzystać do podpisania umowy o pracę czy aneksu, ale nie wykorzystacie go do logowania się do PUE ZUS lub do masowego podpisywania dokumentów.

Aby skorzystać z darmowego podpisu kwalifikowanego trzeba spełnić kilka warunków:

- posiadać telefon z modułem NFC (teraz każdy smartfon już go ma) - mieć zainstalowaną aplikację mObywatel na smartfonie (wersja 4.69.0 - jak nie macie to zróbcie uaktualnienie) - posiadać e-dowód (dowód elektroniczny z warstwą elektroniczną)

Podpis kwalifikowany można złożyć za pośrednictwem usługi jednego z czterech dostawców; do wyboru macie:

- KIR (Szafir),

- Asseco (SimplySign),

- Enigma (Cencert),

- PWPW (Sigillum).

Nie ma znaczenia od którego dostawcy wybierzecie podpis - każdy jest tak samo ważny!

Możecie złożyć maksymalnie 5 podpisów miesięcznie! W kolejnym miesiącu licznik się resetuje i znów możecie złożyć 5 podpisów. Ten limit się zwiększy, najpewniej od grudnia 2026 r.

Film instruktażowy jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym w aplikacji mObywatel znajdziecie tu:

zaś film instruktażowy jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym w aplikacji webowej przez przeglądarkę znajdziecie tu:

 

Jak podpisać dokument pracowniczy - instrukcja krok po kroku:

- zapisz dokument na dysku lokalnym komputera (lub w pamięci telefonu), który otrzymasz od pracodawcy np. za pośrednictwem platformy emplohouse.

- wejdź w Usługi w mObywatelu lub wejdź na podpis.mobywatel.gov.pl

- wybierz dostawcę podpisu

- zaakceptuj regulamin świadczenia usługi i postępuj zgodnie z instrukcjami na stronie dostawcy

- dodaj dokument

- potwierdź swoją tożsamość przy pomocy mDowodu i warstwy elektronicznej e-dowodu

- przepisz 6-cyfrowy numer CAN z e-dowodu (znajduje się w prawym dolnym rogu e-dowodu)

- złóż podpis na dokumencie

- pobierz dokument na dysk komputera lub pamięć telefonu

Podpisany dokument odeślij pracodawcy, np. klikając w platformie emplohouse "Odpowiedz na wiadomość" i załączając podpisany dokument.

 

Dzięki temu:

- dokument dotrze od razu do HR, a pracownik złoży oświadczenie zawarte w podpisanym dokumencie, zaś

- HR będzie mógł od razu przypisać dokument do odpowiedniej części e-teczki (akt osobowych czy dokumentacji stosunku pracy).

 

5 korzyści dla pracodawcy i pracownika

Poniżej przedstawiam Wam 5 korzyści, jakie pracownicy, HR i firmy odniosą z tej zmiany:

💜 moc prawna - podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. użycie podpisu kwalifikowanego pozwala złożyć oświadczenie woli, w tym zawrzeć umowę, w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej;

🔒 bezpieczeństwo - certyfikat podpisu kwalifikowanego gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu;

🚀 wygoda i szybkość - dokument można podpisać w dowolnym miejscu i czasie;

🆓 bezpłatność - wystarczy, gdy pracownik posiada aplikację mObywatel i dowód osobisty z warstwą elektroniczną, brak kosztu dla pracodawcy!

🌍 powszechność - podpis kwalifikowany jest w całej Unii Europejskiej.

Najważniejsze chyba jednak jest to, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest (i musi być) uznawany przez PIP i sądy pracy za podpis równoważny podpisowi własnoręcznemu.

To ogromna zmiana! W weekend będę aktualizować swój kurs o elektronizacji działów kadr, gdyż - co tu dużo mówić - właśnie się częściowo zdezaktualizował.

 

Co to w praktyce oznacza dla firm i działów HR?

Nie ma sensu wstrzymywać się z przejściem na e-teczkę 😄

Ostatni realny problem pracodawców właśnie został rozwiązany.

 

emplohouse jest gotowy, aby wykorzystać szansę, jaką daje darmowy podpis kwalifikowany. Jeżeli szukacie rozwiązania do e-teczek, które realnie wesprze Was w prowadzeniu elektronicznych akt osobowych - zapraszam do kontaktu!

 

Cyfryzacja dokumentacji kadrowej rusza pełną parą!

To właśnie teraz jest ten idealny moment, by zbudować nowe kompetencje! Dla specjalistów HR przygotowaliśmy z bezpłatny kurs „Elektronizacja działu kadr. Jak korzystać z e-teczki”.

Ten kurs jest dla Ciebie jeżeli chcesz: 

✔️ nabyć nową, unikalną na rynku wiedzę

✔️ nauczyć się korzystać z narzędzi HRtech

✔️ zdobyć kompetencje, które pomogą Ci samodzielnie wdrożyć e-teczkę

 

Zajmujesz się kadrami w swojej firmie lub w biurze rachunkowym?

Chcesz nauczyć się jak prowadzić w pełni elektroniczną dokumentację kadrową?

Ten bezpłatny kurs został przygotowany z myślą o specjalistach ds. kadr, HR managerach, HR business partnerach, czyli tych którzy są odpowiedzialni za kadry i HR. W toku kursu pokazuje krok po kroku jak:

• przenieść papierową dokumentację kadrową do postaci elektronicznej,
• wybrać zgodny z prawem system IT do zarządzania e-teczką,
• wybrać narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów,
• przygotować organizację do elektronicznej komunikacji,
• prowadzić na bieżąco elektroniczną dokumentację kadrową.

 

Dodatkowe materiały i sprawdzone wskazówki sprawiają, że ten mini kurs to kompendium, które pozwoli Ci niemal natychmiastowo przełożyć wiedzę na działania w firmie!

📩 Zapisz się już dziś – za 0 zł!

Link do zapisu: https://www.facebook.com/share/1Fj91vduPf/?mibextid=wwXIfr

---