Cyfrowy HR #17 - Ewidencja czasu pracy – jak ją prawidłowo prowadzić

Po co tworzyć ewidencję czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek tworzyć i prowadzić ewidencję czasu pracy dla wszystkich zatrudnianych przez siebie pracowników. Wbrew pewnym mitom funkcjonującym w kadrach, obowiązek ten dotyczy wszystkich pracowników!

Ewidencja czasu pracy ma dwa podstawowe cele:

1. szczegółowe ustalenie rzeczywistego czasu pracy danego pracownika, co umożliwia prawidłowe obliczenie wynagrodzenia (art. 149 § 1 Kodeksu pracy), ale też
2. umożliwienie przeprowadzenia skutecznej kontroli przestrzegania prawa pracy przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd pracy w przypadku sporu z pracownikiem.

 

Ewidencja czasu pracy stanowi element dokumentacji pracowniczej, co wynika z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej; ewidencja należy do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Wynikają z tego następujące konsekwencje:

1. ewidencja ma charakter indywidualny – tworzy się ją dla każdego pracownika osobno (zbiorcza ewidencja czasu pracy dla wszystkich pracowników ma charakter pomocniczy i nie stanowi elementu dokumentacji pracowniczej);
2. ewidencja (dane w niej zawarte) powinna być utrwalona w postaci papierowej lub elektronicznej – zgodnie z tym jak jest prowadzona dokumentacja czasu pracy dla danego pracownika; gdy ewidencja jest utrwalona w postaci papierowej stanowi najczęściej wydruk, gdy jest elektroniczna – może być zapisem w bazie danych lub dokumentem elektronicznym (np. w postaci PDF) przechowywanym w systemie informatycznym spełniającym wymogi prawne dla e-teczki pracowniczej;
3. ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana zgodnie z zasadami określonymi dla akt osobowych (10 lat od końca roku w którym ustał stosunek pracy albo 50 lat od ustania stosunku pracy – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy).

 

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wskazuje jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Praktyka rynku jest bardzo różna. Niektórzy tworzą miesięczna ewidencję czasu pracy, niektórzy łączą ją z okresem rozliczeniowym.

Z uwagi na to, że ewidencja czasu pracy stanowi podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, dokument zawierający dane wymagane dla ewidencji powinien również być tworzony przez działy kadr co miesiąc.

Przykład:

• Dział kadr po zakończonym miesiącu tworzy dokument zawierający dane z systemu ewidencji czasu pracy i archiwizuje w dokumentacji czasu pracy.
• Na podstawie tych danych ustala należne wynagrodzenie i wypłaca je pracownikowi.
• Dział kadr tworzy indywidualną listę (kartę) płac i archiwizuje ją w dokumentacji płacowej.
• Pasek płacowy jest udostępniany pracownikowi w systemie HR (np. w naszym emplohouse).

 

Bez względu na to jaki okres zostanie przyjęty dla tworzenia ewidencji czasu pracy, nie wolno zapomnieć o tym, aby na bieżąco uzupełniać ewidencję o informacje dotyczące czasu pracy pracownika.

Ewidencja czasu pracy w systemie IT

Warto pamiętać, że w przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników w systemie informatycznym, taki system powinien spełniać wymagania określone w § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. System powinien być tak zorganizowany, żeby między innymi zapewniał integralność treści dokumentacji polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian. Jeżeli zmiany miałyby być dokonywane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur (§ 9 pkt 2 rozporządzenia) to powinno być wiadomo, kto takie zmiany wprowadził (§ 9 pkt 4 rozporządzenia). Oczywistym celem tych przepisów jest zapewnienie gromadzonej dokumentacji wartości dowodowej (por. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 10.6.2019 r. w sprawie prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej).

Dopuszczalny jest więc system, który automatycznie rejestruje rozliczanie czasu pracy pracowników (np. w bazie danych) i  co jakiś czas, np. w cyklu miesięcznym, zapisuje zestawienia zbiorcze w formacie PDF w taki sposób, że zapewniona jest pełna rozliczalność. Plik zawierający miesięczne zestawienie danych z ewidencji czasu pracy może być dodatkowo zabezpieczony poprzez podpisanie go podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej przez pracodawcę lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy (celem złożenia podpisu będzie zapewnienie integralności i autentyczności dokumentu elektronicznego).

Często widzę, że działy HR tworzą i przechowują ewidencję czasu pracy w systemie kadrowo-płacowym, który nie spełnia wymogów prawnych uznając, że jest już prowadzona w postaci elektronicznej. Dodatkowo, taka ewidencja nie jest drukowana (chcąc oszczędzić na druku i przechowywaniu wydruków), bo "przecież jest już w systemie". Takie działanie nie jest pożądane i może rodzić kilka problemów, także praktycznych:

1. przechowywanie ewidencji czasu pracy w systemie IT, który nie spełnia wymogów prawnych może być zostać wytknięte przez kontrolera PIP - pracodawca w rzeczywistości nie przechowuje dokumentacji zgodnie z przepisami; drukowanie ewidencji tylko dla celów kontroli PIP nie jest tu rozwiązaniem problemu;
2. w przypadku zakończenia stosunku pracy niektórym zdarza się usuwać z systemu IT dane starych pracowników tracąc w ten sposób ich ewidencję czasu pracy;
3. przy przenosinach z jednego biura rachunkowego do drugiego pracodawcy nie pamiętają o tym, aby uzyskać od poprzedniego biura dokumentacji czasu pracy, co skutkuje utratą tych danych.

 

Warto zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami!

Co powinno być w ewidencji

Rozporządzenie wskazuje jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Powyższe to obowiązkowe informacje, jakie powinny znaleźć się w dokumencie ewidencji czasu pracy.

Pracodawca w niektórych sytuacjach może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie uproszczonej. Dotyczy to pracowników:

- zatrudnionych w systemie zadaniowym,

- otrzymujących ryczałty za pracę w nadgodzinach lub porze nocnej oraz

- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

W ich przypadku tych kategorii pracowników pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy, natomiast inne elementy czasu pracy (poza godzinami pracy) podlegają ewidencjonowaniu na normalnych zasadach.

Nie ma przeszkód, aby w ewidencji uwzględniać dodatkowe informacje, które pozwalają lepiej z niej korzystać, np. informację o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy wskazane w harmonogramie obowiązującym danego pracownika. Takie działanie pozwoli pracodawcy lepiej kontrolować to czy pracownik pracuje zgodnie z harmonogramem (ale jeżeli te dane będą znajdowały się w jednym dokumencie PIP otrzyma jasną informację o przekroczeniach, jeżeli się one zdarzą).

W ewidencji czasu pracy może się także znaleźć informacja czy pracownik pracował w danym dniu zdalnie.

Ewidencja czasu pracy to nie lista obecności! Pracodawca powinien ustalić sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Zwyczajowo ten fakt ujawnia się na liście obecności, ale w nowoczesnych firmach stosuje się także elektroniczne listy obecności. Celem listy obecności jest utrwalenie informacji czy pracownik w danym dniu był w pracy, czy też miał nieobecność. Lista obecności ma charakter pomocniczy, ewidencja jest zaś obowiązkowa.

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Zaniechanie takie może być ukarane grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Brak lub błędna ewidencja czasu pracy wywołuje także skutki w relacjach z pracownikiem.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że w postępowaniu w sprawach z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła dowodzenia przez pracownika twierdzeń na poparcie dochodzonych roszczeń (art. 6 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy), z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki prawne, jeżeli pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż ta dokumentacja (por. wyrok z dnia 6 lutego 2024 r., I PSKP 51/22; wyrok z dnia 14 marca 2018 r., II PK 131/17).

Jeżeli więc pracownik wykaże, że prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy jest nieprawidłowa, a pracownik pracował więcej niż wynika to z ewidencji, będzie on uprawniony do otrzymania należnego wynagrodzenia za czas przepracowany, w tym także na czas pracy w godzinach nadliczbowych.

---