Cyfrowy HR #16 - Elektroniczne potwierdzanie szkoleń wstępnych bhp

Propozycja Ministerstwa

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zgodziło się z postulatem deregulaycjnym, że obowiązujące rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy wymaga nowelizacji i zaproponowało zmiany sposobu potwierdzania przez pracownika w karcie szkolenia wstępnego odbycia szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z obecnym brzmieniem § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, wchodzących w skład szkolenia wstępnego, pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa, może mieć postać elektroniczną, ale wtedy pracownik musi podpisać się przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Pojawiła się więc propozycja, aby poza postacią papierową (która obecnie obejmuje użycie podpisów własnoręcznych oraz kwalifikowanych podpisów elektronicznych) potwierdzanie odbycia przez pracownika szkolenia wstępnego było dopuszczalne również w postaci elektronicznej, czyli w sposób odformalizowany. Postacią elektroniczną będzie np. informacja zawarta w mailu lub informacja na dokumencie elektronicznym podpisanym zwykłym podpisem elektronicznym.

Przy zastosowaniu przez pracownika elektronicznej postaci potwierdzenia odbycia szkolenia, pracodawca będzie natomiast zobowiązany:

1)      sporządzić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego oraz

2)      dołączyć do karty szkolenia wstępnego dokument sporządzony w postaci elektronicznej, zawierający potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktaży albo jego odwzorowanie.

Ministerstwo nie planuje póki co zmieniać wzoru karty szkolenia bhp.

Co to oznacza dla pracodawców i pracowników?

Obecnie na karcie szkolenia wstępnego bhp podpisy składają pracownik oraz jego przełożony, który przeprowadza instruktaż stanowiskowy. Warto pamiętać, że w karcie szkolenia wstępnego wskazuje się osobę, która przeprowadziła instruktaż ogólny, ale nie składa ona swojego podpisu na tym dokumencie.

Co też istotne: Karta szkolenia wstępnego nadal będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, więc będzie musiała mieć postać zgodną z tym jak są prowadzone akta osobowe, czyli:

- jeżeli akta są prowadzone w postaci papierowej – karta powinna być także dokumentem papierowym;

- jeżeli zaś akta osobowe są prowadzone w postaci elektronicznej to karta powinna być dokumentem elektronicznym (wytworzonym pierwotnie jako dokument elektroniczny lub zeskanowaną kartą przygotowaną pierwotnie na papierze).

Nowe zasady dokumentowania odbycia szkolenia wstępnego bhp będą więc następujące:

1) Jeżeli karta szkolenia bhp będzie dokumentem elektronicznym "od początku" to pracownik oraz jego przełożony przeprowadzający instruktaż stanowiskowy będą mogli podpisać dokument podpisami elektronicznymi (dwie osoby będą mogły złożyć swoje podpisy na jednym dokumencie elektronicznym).

2) Istnieje również opcja, aby karta szkolenia wstępnego była podpisana tylko przez przełożonego, a potwierdzenie odbycia szkolenia przez pracownika było osobnym dokumentem elektronicznym dołączonym do karty i przechowywanym wraz z kartą w aktach osobowych.

Oba powyższe sposoby będą do wykorzystania w sytuacji, gdy pracodawca będzie prowadził elektroniczne akta osobowe.

3) Nawet gdy karta szkolenia wstępnego będzie miała postać papierową, potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego bhp będzie mogło być złożone przez pracownika w postaci elektronicznej (np. w mailu). W takim wypadku pracodawca będzie zobowiązany wydrukować taką wiadomość mailową i dołączyć ją do karty szkolenia wstępnego, którą podpisze przełożony.

4) Dla pracowników, którzy nie będą mieli możliwości złożenia potwierdzenia w postaci elektronicznej pozostaje postać papierowa. Jeżeli pracodawca prowadzi elektroniczne akta osobowe, a pracownik złoży potwierdzenie na piśmie, dział HR będzie zobowiązany zeskanować taki dokument i dołączyć go do akt osobowych.

5) W przypadku prowadzenia akt osobowych w postaci papierowej, pracownik i przełożony w tradycyjny sposób powinni podpisać kartę szkolenia wstępnego bhp.

Czy nowelizacja usprawni proces potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego?

Zdecydowanie! Proponowana zmiana jest spójna z projektem Ministerstwa w sprawie digitalizacji dokumentacji pracowniczej i pozytywnie wpłynie na proces "odpapierzenia" działów kadr.

I nie zapominajmy: Powyższe zasady będą dostępne dla tych pracowników, którzy zostaną zatrudnieni po wejściu w życie nowych przepisów.

---