Cyfrowy HR #15 - Deregulacja w dokumentacji ZUS

Propozycja MRPiPS

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje zmniejszyć obciążenie przedsiębiorców (płatników) poprzez usunięcie jednego przepisu. Chodzi o art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który brzmi następująco:

W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Jak wskazuje projektodawca: "Celem projektu jest likwidacja obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Projekt ten stanowi realizację propozycji deregulacyjnej MRPiPS-4-76 – UDER42."

Z moich rozmów z kadrowymi wynika, że w praktyce kadrowe nie drukowały zgłoszeń i nie zbierały od osób zgłaszanych podpisów na wydruku zgłoszenia. W ramach kontroli inspektorzy ZUS nie sprawdzali czy ten obowiązek jest realizowany.

Czy proponowana przez deregulatorów zmiana ma sens?

Przedmiotowa zmiana jest pożądana. Płatnicy, którzy nie przechowywali takiej dokumentacji nie będą musieli jej tworzyć, a ci, którzy przechowywali taką dokumentację – będą mogli ją zniszczyć.

W moim przekonaniu powyższa zmiana jest jednak niewystarczająca. Wciąż pozostanie art. 36 ust. 7 u.s.u.s, który stanowi, że:

“Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem, z wyłączeniem osób, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 19.”, tj. osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Ten przepis - w ramach deregulacji - nie zostanie zmieniony lub uchylony.

Po zmianie przepisów płatnicy wciąż będą mieli obowiązek potwierdzić z osobą zgłaszaną prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu i to potwierdzenie wciąż będzie musiało być dokonane podpisem własnoręcznym osoby zgłaszanej.

Jak rozwiązać ten problem i zrobić sensowną deregulację?

Aby doprowadzić do uelastycznienia procesów onboardingowych ustawodawca powinien przewidzieć, że potwierdzenie danych zawartych w zgłoszeniu powinno być potwierdzenie także:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem osobistym lub
• podpisem zaufanym.

 

Zmianę idącą w tym kierunku proponowała Konfederacja Lewiatan, jednak nie została ona uwzględniona.

W moim przekonaniu nie ma prawnych przeszkód, aby już teraz płatnicy w taki sposób mogli odbierać od ubezpieczonych oświadczenia o prawdziwości danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.

Co istotne, oświadczenie o prawdziwości danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych jest składane dla celów związanych z obowiązkiem prawnym realizowanym wobec organu administracji publicznej. W takim wypadku zastosowanie powinny mieć następujące przepisy:

1) art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS, które zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym;

2) art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który zrównuje podpis zaufany z podpisem własnoręcznym w kontaktach z administracją publiczną; oraz

3) art. 12d ust. 1 ustawy o dowodach osobistych, który zrównuje podpis osobisty z podpisem własnoręcznym w stosunku do podmiotu publicznego.

Ministerstwo zapowiada, że trwają prace dotyczące wprowadzenia obszernych zmian w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, które będą związane z elektronizacją i automatyzacją rozliczeń z ZUS dla wszystkich płatników składek.

Podsumowanie

Projekt został przyjęty przez Radę Ministrów, powinien więc niedługo zostać skierowany do parlamentu.

Istnieje spora szansa, że niebawem wejdzie w życie :)

---