Cyfrowy HR #12 - Kiedy jest najlepszy czas, żeby wdrożyć e-teczki w organizacji

Rozmawiając ze specjalistami HR dość często słyszę, że e-teczki to pieśń przyszłości.

Niektórzy natomiast mówią „Teraz mam tyle pracy, nie mam kiedy nad tym usiąść” i czekają z nadzieją, że w przyszłości będą na to czas, środki i chęć.

Gdy dopytuję o co chodzi z tym brakiem czasu to okazuje się, że działy HR jako główny problem powstrzymujący przed przejściem na e-teczkę widzą konieczność przeniesienia dokumentacji obecnych pracowników do postaci cyfrowej. Mówią o tym nawet małe firmy, gdzie liczba aktywnych pracowników nie przekracza 50 osób. Działy HR przed elektronizacją powstrzymuje więc to, że ktoś będzie musiał poświęcić kilka dni na skanowanie dokumentów i wrzucanie ich do e-teczki.

Nie słyszę natomiast, że problemem są:

• brak odpowiedniego oprogramowania,
• brak wiedzy na temat tego jak korzystać z e-teczki,
• brak wiedzy o zasadach podpisywania dokumentów elektronicznych.

 

(Może i dobrze, że tak jest :))

Powiem wprost – nie ma czegoś takiego jak „dobry czas” na wdrożenie e-teczki.

❌  To nie jest tak, że za pół roku czy w wakacje „będzie spokojniej” i może uda się przysiąść przy skanerze.

✅  Jeśli chcecie skutecznie wdrożyć e-teczki, to najlepiej zacząć to od zatrudnienia nowego pracownika w sposób całkowicie elektroniczny.

Jest kilka powodów, które przemawiają za takim podejściem:

• zatrudniając nowego pracownika sprawdzicie, czy Wasze procesy onboardingowe, gdzie pozyskujecie dane pracownika i podpisujecie dokumenty są przystosowane do elektronicznego zatrudnienia i korzystania z e-teczek - jeżeli nie, macie szansę, żeby je poprawić;
• w trakcie zatrudnienia pracownika macie możliwość testować swoje inne procesy pod kątem ich elektronizacji i automatyzacji;
• na zbudowanych procesach porównacie który sposób - elektroniczny czy papierowy - jest dla Was lepszy czy bardziej wygodny.

Ważne! Przepisy nie wymagają, aby każdy pracownik w organizacji był prowadzony w e-teczce.

Systematyczne wdrożenie e-teczek jest bezpieczne:

✅ wdrożenie e-teczki dla jednego pracownika nie zaburzy normalnej pracy działu HR;

✅ nie dojdzie do paraliżu w organizacji i oderwania od codziennych obowiązków;

✅ dział HR będzie powoli odciążany od powtarzalnych zadań;

✅ na każdym etapie będzie można testować i poprawiać wewnętrzne procesy kadrowe.

To powinna być ewolucja, a nie rewolucja!

A najlepszy moment, aby zacząć wdrożenie e-teczki, to właśnie teraz. Teraz jest idealny moment. Im później zaczniecie, tym więcej będzie do zrobienia. I wtedy będziecie żałować, że nie zaczęliście wcześniej.

W najbliższym czasie będę opisywać jak zatrudniliśmy swojego pierwszego pracownika i jak wyglądają u nas poszczególne procesy kadrowe - będziecie mogli porównać z tym jak wygląda to u Was. Może zainspiruję Was do tego, żeby zacząć wdrożenie e-teczki dla nowego pracownika :)

Dla chętnych mamy specjalną ofertę!

Na kod "Pierwszy pracownik 2025" dostaniecie konto dla pierwszego pracownika w emplohouse za 1 zł / miesiąc na rok.

Wystarczy napisać do nas na hello@emplohouse.com i w temacie wiadomości wpisać kod "Pierwszy pracownik 2025", a w treści wiadomości nr NIP Waszej organizacji.

Skontaktujemy się z Wami, ustalimy dla kogo ma być założone konto pracownika i dla kogo ma być założone konto administratora, a także pomożemy we wdrożeniu.

Zapraszam do kontaktu!

---